Das Verwalten von ArcGIS‑Usern, Gruppen und Inhalten ist nirgends so wichtig wie in dynamischen Organisationen wie Schulen und Universitäten. Dort, wo aufgrund beginnender und endender Kurse eine besonders hohe User‑Fluktuation herrscht, kann man schnell den Überblick verlieren. Hier schafft die neue Admin Insights App Abhilfe.
Die App liefert einen interaktiven Überblick über die Aktivitäten von Usern und Gruppen sowie über deren Inhalte und vereinfacht damit die Administration und Pflege Ihrer ArcGIS‑Organisation. So können beispielsweise inaktive User und Gruppen einfacher identifiziert, Lizenzen übersichtlicher verwaltet und der Organisationsspeicher besser gepflegt werden.
Dieser Blogartikel beschreibt die Funktionen der App und enthält zudem eine Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung zur Konfiguration für Ihre eigene Organisation.
Was die Admin Insights App bietet
Die App besteht aus einer Startseite und drei Dashboards: „Users and Licenses“, „Groups“ und „Content“.
Die Startseite beinhaltet eine kleine Übersicht über die Anzahl der User, Gruppen und Inhalte und ermöglicht die Navigation zu den jeweiligen Themenbereichen.
Alle drei Dashboards sind gleich aufgebaut. In der linken Spalte können unter „Apply Filters“ verschiedene Filter auf das jeweilige Thema angewendet werden. Im zentralen Bereich werden Grafiken und Kennzahlen angezeigt, während die rechte Spalte detaillierte Informationen zu einzelnen Usern, Gruppen oder Inhalten enthält. Dabei passen sich sämtliche Visualisierungen und Detailansichten dynamisch an die gesetzten Filter an.
Users and Licenses
So kann beispielsweise im Dashboard „Users and Licenses“ nach Usern gefiltert werden, die sich seit einem Jahr oder länger nicht mehr eingeloggt haben. Angezeigt werden unter anderem die Anzahl der gefilterten User, zeitliche Verläufe sowie detaillierte Account‑Informationen.
Content
Im Dashboard „Content“ lassen sich Anzahl und Größe der Inhalte einzelner User analysieren, ebenso Item‑Typen und Freigabe‑Level. Mithilfe der Filter können beispielsweise besonders speicherintensive oder veraltete Inhalte identifiziert werden. Dies unterstützt die Pflege Ihres ArcGIS Cloudspeichers, welche den größten Hebel zur Einsparung von Credits darstellt.
Groups
Im Bereich „Groups“ lassen sich unter anderem leere Gruppen oder Gruppen mit nur einem Mitglied ausfindig machen. Darüber hinaus können die Gruppengröße sowie die zugehörigen Inhalte analysiert werden.
Schritt für Schritt Anleitung
- Die Admin Insights App wird durch das Notebook „Admin Insights Template Initialization“ initialisiert. Das Notebook verbindet sich mit Ihrer ArcGIS-Organisation und kopiert die Templates der drei Dashboards sowie der Experience Builder App, welche die Dashboards zusammenführt, in Ihre Organisation.
- TIPP: sollte sich das Notebook nicht direkt öffnen lassen, bitte einloggen in die ArcGIS Online Subkription.
- Im Notebook müssen der target_folder und dependency_mapping gesetzt werden. Weitere Details finden Sie in der Notebook‑Dokumentation.
- Nach der einmaligen Ausführung des Notebooks wird die Variable fs_id ausgegeben. Diese muss für einen späteren Zeitpunkt gespeichert werden.
- Die Dashboards und die App befinden sich nun im Target Folder Ihrer Organisation. Als nächster Schritt müssen diese mit Organisationsdaten befüllt werden. Hierfür wird das Notebook „Admin Insights Template – Organization Inventory Notebook“ ausgeführt.
- In diesem Notebook müssen im Abschnitt„Step 1a: Definiere Variablen“ alle erforderlichen Variablen gesetzt werden. Insbesondere die fs_id ist zwingend anzugeben. Auch hier finden Sie detaillierte Hinweise in der Notebook‑Dokumentation.
- Nach erfolgreicher Ausführung des Skripts sollte sich die Tabelle„Admin Insights Template – Data Table“ in Ihrer Organisation befinden. Diese enthält alle Daten zu Usern, Gruppen und Inhalten und dient den Dashboards als Datengrundlage.
- Ihr Target Folder sollte nun folgendermaßen aussehen:
- Um die Daten in der Tabelle aktuell zu halten, sollte das Notebook„Admin Insights Template – Organization Inventory Notebook“ regelmäßig und idealerweise automatisiert ausgeführt werden. Dazu muss das Notebook zunächst in der Organisation gespeichert werden.
- Öffnen Sie anschließend das gespeicherte Notebook und wechseln Sie zum Reiter „Tasks“.
- Klicken Sie auf „Task erstellen“, vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf „Weiter“. Anschließend können Sie die Details des Zeitplans festlegen, nach dem das Notebook ausgeführt werden soll. Zum Abschluss klicken Sie auf „Erstellen“
Viel Erfolg beim Administrieren Ihrer ArcGIS-Organisation!
Und außerdem:
Wir haben die Notebooks zum Löschen von Usern basierend auf dem Anmeldeverhalten sowie zum Löschen von Usern nach Gruppen aktualisiert.
